Účtovníčka / účtovník – podľa čoho a ako si ich vybrať (nájsť)

Účtovníčka či účtovník je jedným z najdôležitejších ľudí v tvojom biznise. Je to človek, ktorý vie o tebe všetko a má na starosti veľmi náročné povinnosti, ktoré si ako podnikateľ musíš plniť. Ako nájsť dobrého účtovníka, vďaka ktorému budeš (s)pokojne spávať?

Kto je to účtovníčka alebo účtovník a prečo ich potrebuješ

Toto náročné povolanie môžu vykonávať rovnako ženy aj muži. Pre jednoduchosť a lepší čitateľský zážitok ale budem v článku niekedy používať len jeden výraz „účtovníčka“ alebo „účtovník“. Myslím tým ale na obe pohlavia 🙂 .

Účtovníčka či účtovník je človek, ktorý v podnikaní za teba plní tvoje zákonné povinnosti vyplývajúce hlavne z účtovných, daňových,odvodových a mzdových predpisov. Je toho veľmi veľa, ale účtovníčka či účtovník napr. vedie účtovníctvo o všetkom, čo sa vo firme každý deň deje, zostavuje účtovnú závierku, podáva daňové priznania k rôznym daniam (daň z príjmov, DPH, daň z motorových vozidiel, daň z nehnuteľností atď.), prihlasuje a odhlasuje zamestnancov do a zo Sociálnej poisťovne a zdravotnej poisťovne vrátane posielania výkazov, spracováva zamestnancom mzdy, posiela im výplatné pásky, vystavuje im potvrdenia o príjmoch, robí im ročné zúčtovanie dane atď.

Účtovníčku jednoducho potrebuješ na plnenie všetkých vyššie uvedených povinností, ak si ich nedokážeš splniť sám. Je úplne prirodzené, že ty ako podnikateľ sa rozumieš hlavne svojmu podnikaniu a nemôžeš vedieť všetko. Máš dobrý biznis model, máš dobrý produkt, vieš nájsť preň zákazníkov a vieš im ho predať. A chceš stále napredovať. Keby si sa popri tom mal venovať aj zložitej účtovnej, daňovej a mzdovej agende, tak ťa to určite zabrzdí (a častokrát aj pripraví o nervy 🙂 ) a nebudeš taký úspešný.

Preto si radšej nájdi dobrú účtovníčku či účtovníka a zver im plnenie týchto povinností.

Kedy je vhodný čas začať si hľadať účtovníčku

Ak si začínajúci podnikateľ, tak hľadaním účtovníčky alebo účtovníka by si sa mal začať zaoberať ešte v dostatočnom predstihu pred oficiálnym začatím podnikania. Teda ešte pred založením živnosti alebo pred založením s. r. o. Dôvodom je to, že povinnosti týkajúce sa účtovníctva a daní sa začínajú už od momentu začatia podnikania. Ak účtovníčku alebo účtovníka začneš riešiť neskoro, vystavuješ sa riziku nemalých problémov a pokút.

Navyše, ak sa na hľadanie účtovníčky alebo účtovníka počas celého roka vykašľeš a budeš to riešiť až po skončení roka, tak ťa pravdepodobne väčšina z nich odmietne (okrem situácie, že si veľmi, ale naozaj veľmi jednoduchý prípad). Dôvodom je to, že účtovníctvo a dane je potrebné spracovávať priebežne a nie jednorazovo. A tak to máme radi aj my – účtovníci. Na začiatku roka totižto máme najviac roboty a predstava spätného zaúčtovania veľkého množstva účtovných prípadov jednorazovo za celý minulý rok nie je veľmi príjemná. Častokrát pri tom účtovník zistí porušenie povinností týkajúcich sa podania nejakého oznámenia alebo registrácie, prídu mu pod ruku všelijaké podivné transakcie, k mnohým účtovným prípadom mu chýbajú doklady a pamäť samotného podnikateľa si na vysvetlenie niektorých otázok týkajúcich sa nedávnej minulosti už nespomenie.

Na čom by ti malo záležať (kritériá) pri výbere účtovníčky

Vedenie účtovníctva je voľná živnosť. Môže to robiť prakticky ktokoľvek, kto má 18 rokov a je spôsobilý na právne úkony. A verím, že nechceš, aby ti účtovníctvo robil ktokoľvek 🙂 . Preto je dobré sa nad výberom účtovníčky alebo účtovníka trochu zamyslieť.

Je to veľmi dôležité z toho dôvodu, že účtovníka si spravidla vyberáš na niekoľko rokov, v najlepšom prípade „na celý život“, kým budeš podnikať. Vo svojho účtovníka musíš mať 100 % dôveru, že to robí správne, aj keď neúmyselnej chyby sa dopustí každý.

Na aké kritéria sa zamerať pri výbere účtovníčky alebo účtovníka?

Má dostatočné vzdelanie a prax

Najdôležitejším kritériom pri výbere účtovníčky je to, aby túto prácu vedela robiť správne. A to si vyžaduje potrebné vzdelanie a prax. Aj malá chybička vo vedení účtovníctva, zmeškanie lehoty alebo neuvedomenie si povinnosti môže mať za následok vysokú pokutu. Dobrá účtovníčka musí rozumieť predpisom, ktoré upravujú účtovníctvo, dane, odvody, mzdy, vedieť sa orientovať v legislatíve a neustále sa vzdelávať. Pokiaľ ide o toto kritérium, buď veľmi prísny a zisti si o účtovníčke toho čo najviac. Kde sa naučila robiť účtovníctvo a aká dlhá je jej prax. Ak absolvovala na vysokej škole odbor účtovníctvo alebo je daňovou poradkyňou, tak sú to výborné predpoklady na to, aby si dostal kvalitnú službu.

Môžeš jej dôverovať ohľadom citlivých údajov

Tvoja účtovníčka by mal byť človek, ktorému môžeš dôverovať. Vie o tvojom podnikaní úplne všetko, a to do najmenších detailov. Vie ako funguje tvoj biznis model, odkiaľ produkty kupuješ, koľko na nich zarábaš, komu ich predávaš, koľko máš na firemnom účte peňazí a koľko zarábajú tvoji zamestnanci. A čo sa týka zamestnancov, tak účtovníčka o nich vie aj veľa súkromných vecí. Vie, kde bývajú, koho majú za manžela či manželku, ako sa volajú a kedy sa narodili ich deti a podobne.

Za chyby preberá zmluvnú zodpovednosť

Pri výbere účtovníčky je veľmi dôležité, to aby poskytovanie služieb medzi tebou a ňou bolo podložené písomnou zmluvou. Od účtovníčky by som očakával, že bude zmluvne zodpovedať za prípadné škody spôsobené svojim pochybením. Ak jednoducho niečo spraví zle, tak ty dostaneš pokutu, ale ona by mala byť za ňu zodpovedná a uhradiť ti spôsobenú škodu. Pre takéto prípady bývajú dobrí účtovníci komerčne poistení.

Na tvoje otázky reaguje včas (a s chuťou 🙂 )

S účtovníčkou potrebuješ častokrát riešiť veľa vecí. Najčastejšie sa jej budeš pýtať niečo ohľadom účtovníctva a daní, že či niečo môžeš urobiť, ako to môžeš urobiť, aký to bude mať vplyv na daň z príjmov atď. Odpovede obvykle potrebuješ dostať v lehote niekoľkých hodín až dní, nie týždňov. Ani účtovníčka nie je chodiaca zbierka zákonov a preto je úplne v poriadku, ak ti neodpovie hneď v telefonáte, ale veci si naštuduje a ozve sa ti neskôr e-mailom alebo telefonicky. Dôležité je pre teba to, aby mala chuť na takéto otázky odpovedať (v niektorých prípadoch za odmenu) a netrvalo to príliš dlho.

Zdieľa s tebou prístup k tvojmu účtovníctvu

Čo budeš robiť, ak sa tvojej účtovníčke niečo stane? A čo ak vznikne medzi vami spor a vzťah medzi vami bude smerovať ku koncu, ale doposiaľ vedené účtovníctvo ti nebude chcieť dať? Je spravodlivé dožadovať sa toho, aby si k účtovníctvu, ktorého vedenie si pravidelne mesačne platíš, mal kedykoľvek prístup. V praxi to znamená to, aby si mal po skončení mesiaca k dispozícii súbor so zálohou databázy celého účtovníctva pre prípad, keby sa náhodou niečo stalo. Potom stačí tento súbor vziať k inej účtovníčke s rovnakým ekonomickým softvérom a tá môže v tvojom účtovníctve pokračovať bez toho, aby musela všetko nahadzovať nanovo.

Funguje aj online a bez papierovania

Si z Bratislavy a máš účtovníčku z východu? Nie je to žiaden problém. V súčasnosti fyzická vzdialenosť medzi tebou a tvojou účtovníčkou nehrá žiadnu rolu. Naozaj nie je potrebné, aby si účtovníčke akýkoľvek doklad nosil osobne alebo posielal poštou. Preto je dobré, ak bude aj tvoja účtovníčka fungovať moderným spôsobom online, kde obeh dokladov medzi vami prúdi nie cez poštové okienka, ale cez internetové servery e-mailom a zdieľaním dát. Online účtovníčka ti ušetrí veľmi veľa času. Samozrejme, ak to obom z vás vyhovuje, môžete si doklady medzi sebou vymieňať aj fyzicky.

Transparentný cenník služieb a fakturácia

Pri výbere účtovníčky sa prirodzene riadiš aj tým, že koľko ťa to bude stáť. Od čoho závisí cena účtovníctva, o tom som písal v tomto článku. Malo by byť však pre teba dôležité, aby si vopred presne vedel, koľko za účtovníctvo zaplatíš. Cena by mala byť uvedená priamo v zmluve alebo v samostatnej prílohe k zmluve. Alebo to môže byť všetko na internetovej stránke, ako to mám ja. Vo faktúre za vedenie účtovníctva by mala byť celková cena za služby účtovníčky transparentne rozpísaná na položky, napr. cena za vedenie účtovníctva, cena za spracovanie miezd, cena za spracovanie daňového priznania.

Vedie účtovníctvo osobne alebo v malom tíme

Toto môže byť celkom dôležité kritérium, ktoré sa priamo spája s kvalitou poskytovania služieb. Ak máš účtovníčku, ktorá ti účtovníctvo vedie osobne, tak je to dobrá voľba. Máš istotu, že človek, ktorého kvality dobre poznáš, aj skutočne sedí nad tvojimi účtovnými a daňovými dokladmi a môžeš sa na neho spoľahnúť. Rovnako dobré riešenie je aj malý účtovný tím, malá rodinná firma. Viacerí ľudia si môžu prácu na účtovníctve rozumne rozdeliť podľa zamerania a vedia sa medzi sebou poradiť. Veľká účtovná firma už častokrát funguje inak. Tam je kvantita nad kvalitou. Cieľom je mať čo najviac klientov. Tvoje účtovníctvo bude robiť niekto, koho vôbec nepoznáš (a už vôbec nie jeho kvality) a v priebehu krátkeho času sa môže nad tvojim účtovníctvom vystriedať aj viacero ľudí. Zamestnaní účtovníci tu pracujú pod stresom a časovou tiesňou, čo môže viesť k chybám.

Kde alebo ako si nájsť účtovníčku či účtovníka

Účtovníčka Bratislava, účtovníčka Košice, účtovníčka Prešov, účtovníčka Žilina, účtovníčka Banská Bystrica, účtovníčka Nitra, účtovníčka Trnava, účtovníčka Trenčín. Takto vyzerá výraz často vkladaný do vyhľadávania na Google, keď si chce niekto nájsť účtovníka. Na tom, akým spôsobom si nájdeš účtovníka, v podstate až tak nezáleží. Dôležité by mali byť vyššie uvedené kritériá. Aj internetové vyhľadávanie môže byť dobrým spôsobom, ako si nájsť účtovníka. V tomto prípade sa dá predpokladať, že účtovník bude mať nejakú stránku, kde sa o ňom hneď niečo dozvieš a môžeš medzi nimi začať selektovať.

Častokrát si ľudia nájdu účtovníka na základe odporúčania. Mám tým na mysli to, že ak poznáš medzi priateľmi alebo v rodine nejakého podnikateľa, môžeš sa opýtať jeho, že kto mu vedie účtovníctvo. Zároveň od neho môžeš priamo „z prvej ruky“ získať o účtovníkovi ďalšie podrobnosti, že ako s ním je spokojný a či ho odporúča aj tebe.

A ak vieš, kde je v meste kamenná účtovná kancelária, môžeš sa zastaviť aj tam.

Kedy sa (ne)oplatí platiť externého účtovníka

V úvode článku som vymenoval, čo všetko musí dobrý účtovník ovládať. Áno, účtovník musí byť kapacita a ovládať desiatky zákonov, ktoré majú spolu niekoľko tisíc strán a menia sa veľakrát ročne. Ak nájdeš dobrého účtovníka, bude to aj niečo stáť. Vyššia cena môže znamenať aj vyššiu kvalitu, ale vďaka tomu ty budeš pokojne spávať. Toto platí o účtovníkoch všeobecne, či už o externých alebo interných (vlastných zamestnancoch).

Ak si malý podnikateľ, tak externý účtovník ti v porovnaní s interným šetrí veľa peňazí. Za vedenie účtovníctva zaplatíš maximálne niekoľko stoviek eur, ale stále je to menej ako keby si mal zamestnať samostatného zamestnanca, ktorý by sa venoval účtovníctvu. K internému účtovníkovi je navyše potrebné pripočítať aj mnoho ostatných povinností a výdavkov súvisiacich so zamestnávaním. Zároveň je otázne, či by pri malom rozsahu účtovníctva a tým pádom aj kratšom pracovnom úväzku niekto takúto pozíciu aj prijal.

Ale ak tvoje podnikanie narástlo do veľkých rozmerov, môže sa ti interný účtovník oplatiť. Dá sa na to ísť pomerne jednoducho: ak externému účtovníkovi platíš mesačne podobnú cenu ako by bola celková cena práce vlastného zamestnanca, tak je na mieste sa nad tým zamyslieť. Treba zvážiť (a prepočítať) všetky pre a proti. Aj keď trochu drahší, ale kvalitný, spoľahlivý a overený externý účtovník nemusí byť vždy (prípadne do istého času) aj pri väčšom podnikaní zlá voľba. Okolo interného zamestnanca je veľa dodatočných výdavkov, nie len tých mzdových, nehovoriac o iných povinnostiach s ním súvisiacich. Na druhej strane, je to tvoj „vlastný“ človek, komunikácia s ním je rýchla a presne plní tvoje príkazy.